DESCRIPTIF DE L'OFFRE
En tant que Concierge back office, je joue un rôle majeur dans l’organisation méticuleuse qui servira à surprendre nos clients. Je ferai preuve de beaucoup d’écoute afin de déceler ce qui pourra surprendre et faire briller les yeux de chaque hôte à leur arrivée. Je suis en charge du traitement des emails, des appels téléphoniques, de facturation et des différentes demandes des clients, avant et pendant le séjour du client. J’assure le support administratif des Guests relation en opération mais aussi en préparation des actions à venir. Je suis responsable du suivi des demandes d’information au sein de l’hôtel mais aussi de l’extérieur.

Représentant à chaque instant de notre luxueux établissement et de ses valeurs, je me porte garant de la satisfaction des salariés en accomplissant quotidiennement mes tâches et missions avec joie et bienveillance. Plus qu’un Concierge Back Office, je participe activement au rayonnement de l’établissement.

Au quotidien, je suis responsable de :

Qualité de service / opérationnelle :
- Traiter la conciergerie en amont de l’arrivée des clients (Demandes orales ou écrites), en informant et e conseillant les clients.
- Préparer et envoyer les itinéraires aux clients et/ou agents de voyages.
- Suggérer et susciter en priorité l’utilisation des services de l’hôtel.
- Mettre à jour le logiciel de conciergerie.
- Créer et mettre à jour les profils clients dans Opéra et Concierge Organiser.
- Optimiser les flux de communication par son attitude conviviale et sa disponibilité.
- Garantir la qualité de la prestation de service au client.
- S’assurer du respect du cahier des charges des prestataires extérieurs.
- Etre responsable du suivi de la gestion des plaintes clients.
- Etre garant de l’application des standard LQA.
- Assurer la gestion administrative du service (courrier, mail, plaintes, procédures…).
- Contribuer à la bonne communication et coordination intra et inter services/départements (consignes, briefings, relationnel clients, salariés, remontées d’information…).

FIinances & Commercial :
- Optimiser les ventes de l’hôtel auprès de la clientèle, en amont de l’arrivée des clients et durant leur séjour.
- Procéder et suivre la réception et la facturation des prestataires extérieurs puis la facturation aux clients.
- Fidéliser la clientèle,
- Connaître les prestations proposées par l’hôtel, les prestataires extérieurs et pouvoir informer les clients.
- Prendre en compte les commentaires des clients et mettre en place les actions correctives si nécessaire.

Cette liste n’est pas exhaustive.

PROFIL RECHERCHÉ
Nous recherchons un collaborateur titulaire d’un diplôme supérieur Hôtellerie Restauration bénéficiant d’une expérience minimum d’un à un poste similaire dans un établissement de même catégorie. La pratique de l’anglais (oral et écrit) est nécessaire et une troisième langue est un atout. Nécessaire connaissance des logiciels Opera, Concierge Organiser, Know Cross et Pack office.

Qualités requises
- A l’écoute
- Autonome
- Courtois
- Discret
- Dynamique et réactif
- Esprit d’équipe
- Créatif
- Flexible
- Habile & Organisé
- Polyvalent
- Patient et avec du tact

Aptitudes professionnelles
- Avoir un excellent relationnel
- Communiquer
- Etre force de proposition
- Gérer son stress
- Gérer les priorités
- Analyser
- Gérer un planning
- Maîtriser l’outil informatique
- Former

Connaissances requises
- Connaissances sur l’organisation des services opérationnels en hôtellerie de luxe.
- Connaissances des standards et procédures d’accueil d’établissements de prestige
- Connaissances des Us et coutumes des différentes cultures
- Excellente connaissance des lieux et services de l'hôtel et environnats